Mission : Audit de la communication interne & externe des bibliothèques de l’Université de Lorraine et rédaction d’un plan stratégique de communication sur 3 ans.

Client : Direction de la Documentation et de l’Édition de l’Université de Lorraine

Contexte : Les universités, écoles et DUT des départements de la Moselle, la Meurthe-et-Moselle et la Meuse, ont été sous une même entité : L’Université de Lorraine. Les 27 bibliothèques de ces différentes entités ont été regroupées en une seule direction opérationnelle, la Direction de la Documentation et de l’Édition (DDE). Dans le cadre d’une mise en place d’une nouvelle stratégie de communication unifiée sous la marque “Université de Lorraine” la DDE souhaitait : 1. Avoir un état des lieux des différents outils de communication produits à date ainsi qu’un audit de leur pertinence et efficacité. 2. Connaître le taux de pénétration de l’image de marque aussi bien au sein des personnels des bibliothèques, des enseignants et des étudiants. 3. La rédaction d’un plan stratégique de communication afin de mettre en place une communication off et on line de qualité unifiée sous les couleurs de l’Université de Lorraine.

Durée de la mission : 1 an

Etapes :

  • Cadrage du projet : définition des attendus, encadrement des risques et points de friction, mise en place d’un comité de pilotage regroupant toutes les catégories de personnel des bibliothèques ainsi que des représentants de la Présidence.
  • Recherche documentaire : compilation de l’intégralité des documents numériques et physiques (incluant la signalétique) produits par les 27 bibliothèques de l’Université de Lorraine
  • Audit interne : réalisation d’un audit interne via la création de “focus groups” et la mise en place d’un questionnaire numérique à destination de l’ensemble des personnels des bibliothèques de l’Université de Lorraine afin de comprendre l’attachement à la marque et les besoins internes. Audit des communications internes : Lettres internes, organisation de l’intranet, opérations de communication internes…
  • Audit externe : réalisation d’un audit externe via la création de “focus groups” enseignants, chercheurs et étudiants, et la mise en place d’un questionnaire numérique à destination des étudiants et personnels de l’Université de Lorraine. Déplacements dans les bibliothèques afin de noter la communication in situ, audits des news-letters et communications événementielles.
  • Rapport final et rédaction d’une stratégie de communication : production et soutenance du rapport final émanent des différents audits. Rédaction d’une stratégie tenant compte du temps universitaire et des points critiques soulevés par le rapport en vue d’une communication uniformisée et répondant aux attentes des différents publics on-line et off-line.

Réflexions : l’adoption d’une nouvelle marque par les publics internes est toujours complexe (surtout quand la première université du regroupement date de 1572 !) . L’enjeu est majeur est donc de mettre en place une communication porteuses des valeurs phares communes des bibliothèques et unifiées sous les couleurs de l’UL.

Quelques chiffres clés : Depuis son statut de “grand établissement” adopté en 2012, l’Université de Lorraine, est organisée en 9 collégiums, 10 pôles scientifiques. Elle regroupe 60 000 étudiants et 6900 membres d’équipe pédagogique (dont 3 900 enseignants-chercheurs). L’université de Lorraine compte 27 bibliothèques universitaires pour 1,8 million d’ouvrages. Les bibliothèques réparties sur les territoires de Moselle, Meurthe-et-Moselle et Meuse, sont organisées en une direction opérationnelle, la Direction de la Documentation et de l’Édition.